«POTOLKING»
натяжные потолки

Компания "PotolKing" работает с 2005 года и сегодня имеет крупнейшее производство натяжных потолков абсолютно всех видов в Ростовской области и Краснодарском крае. Также работает по индивидуальным проектам, с разработкой уникальных заказов. Главным преимуществом компании является её команда - это опытные специалисты и дизайнеры, а также более 10 бригад профессиональных монтажников. Богатый выбор полотен, впечатляющие сроки выполнения заказа, индивидуальный подход к каждому клиенту, самые доступные цены - это всё про PotolKing.

Задачи

Заказчику было необходимо контролировать истории взаимоотношений с действующими и потенциальными клиентами компании в CRM, с сохранением всех коммуникаций в карточке CRM, т.к. до этого сотрудники компании вели дела клиентов в табличках Excel, в гугл-документах, в различных чатах, а иногда и в простых блокнотах. Информация о клиентах частично терялась между отделами, сделки сотрудники передавали друг другу устно, забывали напоминать о звонках и событиях. Из-за такой организации запросы клиентов часто терялись, дела велись хаотично, а в случае форс-мажора ответственного за сделку невозможно было найти - все перекладывали вину друг на друга. При настройке необходимо было выстроить чёткую и слаженную работу между сотрудниками разных отделов (менеджеры, замерщики, монтажники) с целью увеличения эффективности работы внутри компании.

Развитие

На самом первом этапе работы мы провели стартовую настройку портала, а именно:
- Настройка структуры компании и приглашение сотрудников;
- Настройка меню;
- Настройка Карточки Лида, Компании, Контакта;
- Настройка Стадии и Карточки Сделки;
- Добавлены поля по специфике деятельности заказчика;
- Настройка типовых справочников и прав пользователей.
В Лидах разработали следующие бизнес - процессы:
- добавление даты создания сделки - чтобы понимать сколько времени Лид находился в обработке, доведения его до сделки;
- дата записи замера;
- обновление данных в лиде - запуск бизнес -процессов из лидов;
-обновление лида и добавление даты назначения замера.
В Сделках настроили бизнес - процессы:
- среднее время замера - выявляет среднее время между стадиями сделки и устанавливает наличие источника у договора;
- время договора, назначено в монтаж - вычисляет время между стадиями.
Также разработали автоматическую постановку задач для замерщиков и монтажников на определённой стадии. Настроили отображение этих задач в календаре с уведомлениями, что позволяет сотрудникам планировать своё рабочее время.
Настроили формирование автоматического название сделки, которое меняется на разных стадиях. Для контроля настроили процесс, при котором сделка не может быть закрыта, если у клиента есть долг, который высчитывается автоматически, при этом ответственным приходят соответствующие уведомления. Также есть контроль проверки сделки руководителями.
Далее подключили сервис sms.ru и настроили роботов, отвечающих за автоматическую рассылку sms-сообщений клиентам на разных этапах сделки (напоминание о дате и времени замера, монтажа; выражение благодарности о сотрудничестве после завершения сделки). Подключили виртуальную АТС (МегаФон). Провели обучение сотрудников работе в портале, заложенное в дальнейшем в базу знаний компании.

Результаты

Настроенные бизнес - процессы позволили оптимизировать работу сотрудников различных отделов. Наконец-то избавились от вечного поиска информации по клиентам, замерам, адресам и пр.: вся информация по сделке и клиенту доступна сотрудникам, имеющим непосредственное отношение к ней и находится в одном месте.
Создана чёткая и последовательная структура работы: менеджер является связующим звеном в сделке, именно он ставит задачи для отдела монтажей и замера. У последних в свою очередь формируется рабочий календарь с работами, которые необходимо провести у заказчика. Таким образом они могут планировать своё рабочее время, а менеджеры могут видеть кто из замерщиков и в какой точке города находится, чтобы в случае мгновенного вызова на замер, отправить туда работающего вблизи замерщика. А руководители пользуются этим инструментом, чтобы отслеживать загруженность своих подчинённых и тем самым оценивать реальную работу по выполненным заказам за отчётный период.
В целом было реализовано то, что хотел заказчик: была создана единая CRM с необходимой информацией о клиентах и историей коммуникации с каждым (переписка, запись звонков), что даёт возможность руководителям контролировать работу менеджеров, а самим менеджерам быстро установить контакт с уже обращавшимся к ним клиентам.
В настоящее время активно продолжаем работать в портале PotolKing, участвуем в разработке и реализации идей (задач) в бизнес - процессы, которые бы способствовали дальнейшему развитию компании.